Etusivu >> Hallinto Ja Paatokset >> Hallinto >> Tietosuoja Saarijarven Kaupungissa
Tietosuoja Saarijärven kaupungissa
Tältä sivustolta löydät tietoa Saarijärven kaupungin tietosuojaperiaatteista ja -käytännöistä. Sivuille kootaan kuvaukset henkilötietojen käsittelystä ja lomakkeet rekisteröityjen oikeuksien toteuttamiseksi. Lisäksi sivusto tarjoaa toimialakohtaisten yhteyshenkilöiden ja tietosuojavastaavan yhteystiedot. Heiltä saat tarvittaessa lisätietoja.

Yleistä

Henkilötiedon ja muun tiedon asianmukainen suojaaminen kaikissa tilanteissa on kaupungin oikeus ja velvollisuus. Asian tärkeys näkyy kaikessa tekemisessämme, johon liittyvät tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteet kuvataan kaupunginhallituksen vahvistamassa tietoturvapolitiikassa.

Saarijärven kaupunki määrittelee tietoturvapolitiikassaan tietosuojan seuraavasti,

Velvoittavien tietosuojasäädösten mukaiset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilön riittävä yksityisyyden suoja, ja muut sitä turvaavat oikeudet, henkilötietoja käsiteltäessä”.

Kaupungin tietosuoja- ja tietoturvatyö perustuu riskien tunnistamiseen, arviointiin sekä toimenpiteisiin riskien pitämiseksi siedettävällä tasolla. Tätä kokonaisuutta, joka kattaa niin yksityisyyden suojaan, toimitiloihin kuin teknisiin järjestelmiin liittyvät riskit, nimitämme riskienhallinnaksi.

Riskienhallinnan tulosten perusteella kaupunki toteuttaa sopivaksi katsomansa hallinnolliset ja tekniset turvallisuustoimenpiteet. Esimerkkejä näistä ovat henkilökunnan säännöllinen ohjeistus ja koulutus, tietojärjestelmien ja -verkkojen ylläpitotoimet sekä kaupungin kiinteistöjen valvonta- ja hälytysjärjestelmät.

Tietoturvallisuus ja tietosuoja, sekä niihin liittyvät kaupungin määrittelemät vaatimukset, huomioidaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa toiminnan, hankintojen ja teknisten järjestelmien suunnittelua

 

Informointi

EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidylle (kuten kaupunkilaisille ja asiakkaille) on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan, kuten nimi- ja osoitetiedot, kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Lisäksi rekisteröidylle on kerrottava mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja millaisia oikeuksia hänellä on henkilötietoihinsa.

Saarijärven kaupungissa rekisteröityjen tietoja kerätään käyttötarkoituksen mukaan eri henkilörekistereihin. Rekistereissä olevia tietoja käytetään vain määriteltyyn toimintaan ja vain siinä laajuudessa kuin asian hoitaminen, työtehtävät ja vastuut edellyttävät. Rekisterinpitäjä huolehtii sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

Kaupunki laatii kuvaukset näihin rekistereihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. Ne kuvaukset, joissa rekisteröitynä ovat esim. kaupunkilaiset tai asiakkaat ovat nähtävissä tällä sivustolla sekä kaupungintalolla osoitteessa Sivulantie 11, 43100 Saarijärvi. Kuvauksia päivitetään jatkuvasti.

Lisäksi kaupunki toteuttaa informointivelvoitettaan:

  • tarjoamalla tarpeen mukaan lisätietoa muissa viestintäkanavissa ja erillisissä dokumenteissa.
  • tiedottamalla rekisteröityjä viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (tietoturvaloukkaus).
  • tiedottamalla tarvittavia viranomaisia 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen ilmitulosta

 

Mitä henkilötietoja kaupunki kerää ja mihin niitä käytetään?

Kattavat ja ajantasaiset henkilötiedot ovat olennainen osa kaupungin palvelutuotannon laatua. Toteuttaessaan kaupungille määrättyjä tehtäviä ja tuottaessaan palveluita kaupunki kerää ja käsittelee erilaisia henkilötietoja. Tyypillisesti näitä tietoja ovat nimi ja yhteystiedot sekä muut palvelun tuottamisen kannalta olennaiset tiedot. Täsmällinen käsittelyn syy (oikeusperuste) sekä kerättävät tiedot löytyvät henkilötietojen käsittelykuvauksista.

Kaupunki saa henkilötiedot tavallisesti palveluihin hakeutumisen tai etuuden hakemisen yhteydessä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi kaupunki saa henkilötietoja viranomaisilta, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja Kelasta. Varsinaisen palvelutuotannon lisäksi kaupunki voi käsitellä henkilötietoja niihin käyttötarkoituksiin, joihin rekisteröity on antanut suostumuksensa.

 

Kuvaukset henkilötietojen käsittelystä palveluittain

Alla olevien valintojen kautta löytyvät toimialojen henkilörekistereitä koskevat kuvaukset henkilötietojen käsittelystä. Kuvauksia päivitetään jatkuvasti.
Kuvauksissa tarkennetaan henkilötietojen käsittelyä tällä sivulla esitettyjen yleisten, kaikkia henkilörekistereitä koskevien tietojen lisäksi.

Henkilöstö

Luottamushenkilörekisteri

Työllisyysasioiden rekisteri

Työnhakijarekisteri

 

Taloushallinto

Taloushallinnon järjestelmien rekisteri

 

Viranomaispalvelut

Viranomaistoiminnan rekisteriseloste

 

Varhaiskasvatus

Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri

 

Opetuspalvelut

Viitasalo-opiston asiakasrekisteri

Opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteri

Saarijärven lukion asiakasrekisteri

Kansalaisopiston asiakasrekisteri

Kansalaisopiston vuokraamien tilojen yhteystietorekisteri

 

Kirjasto

 

Vapaa-aika ja kulttuuritoimi

Vapaa-aika ja kulttuuritoimen asiakasrekisteri

Tapahtumiin ja retkiin ilmoittautuneiden rekisteri

 

Kaavoitus

Kaavoitushankkeen osallisten rekisteri

Kiinteistönluovutusilmoitusten rekisteri

Maaomaisuuden ja rakennettujen luovutus- ja hankintarekisteri

Rakennusoikeus- ja kaavatiedustelujen rekisteri

 

Matkailu- ja markkinointipalvelut

Matkailu- ja markkinointipalvelujen rekisteri

 

Asuntopalvelut

Asunto- ja kiinteistövuokraus rekisteri

 

​Tekninen toimi

Vuokraustoimintarekisteri

Kameravalvonnan asiakasrekisteri

Ympäristönsuojelun asiakasrekisteri

Tuottajapalveluiden asiakasrekisteri

Yksityistie asiakasrekisteri

Pieneläinhautapaikka asiakasrekisteri

Vesi- ja viemärisopimusten asiakasrekisteri

Kulunvalvonta/kokonaisturvallisuus asiakasrekisteri

Abilita asiakasrekisteri

 

    

 

Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy tietoihin
  • oikaista tietoja
  • poistaa tietoja
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

 

Huomaa kuitenkin, että tietoja ei voi vaatia poistettavaksi rekistereistä, joita ylläpidetään lakisääteisten tehtävien täyttämiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.

Kun haluat pyytää tietojasi tietyn rekisterin osalta, toimi seuraavasti:

1) Täytä oheinen tietopyyntölomake ja toimita se omakätisesti allekirjoitettuna henkilökohtaisesti kaupungin infopisteeseen. Vastaavat paperiset lomakkeet löydät myös kaupungin infopisteestä. Tarkastuksen voi tehdä kerran vuodessa maksutta.
2) Kaupungin infopisteessä sinut tunnistetaan ajokortista, passista tai muusta hyväksyttävästä henkilöllisyystodistuksesta ja pyyntösi otetaan käsiteltäväksi.
3) Kaupunki vastaa viimeistään kuukauden pyyntösi saapumisesta. Vastaus toimitetaan kirjeitse kotiosoitteeseesi tai tiedot esitellään sinulle kaupungin toimitiloissa.

Lomakkeet rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät täältä:

 

Lisätietoja

Saarijärven kaupungin tietoturva- ja tietosuojakäytännöistä saat lisätietoja tietosuojavastaavalta:

Tietosuojaohjeita , -neuvoja saat Tietosuojavaltuutetun toimistosta osoitteesta www.tietosuoja.fi.
 

Keskeisiä tietosuojatermejä ja -toimijoita

Rekisteröity: Henkilö, jonka tietoja kerätään ja käsitellään.

Rekisterinpitäjä: Luonnollinen tai oikeushenkilö, julkinen viranomainen, virasto tai muu elin, joka yksin tai yhteistyössä muiden kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Henkilötietojen käsittelijä: Luonnollinen tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta.

Henkilötieto: Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot (esim. nimi, henkilötunnus, kuva, biometrinen tai geneettinen tieto). Tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen tai yhden tai useamman henkilölle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Henkilörekisteri (käytetään myös termejä Henkilötietorekisteri ja Rekisteri): Käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuva henkilötietoja sisältävä tietojoukko, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

Kuvaus henkilötietojen käsittelystä: Dokumentti, jonka rekisterinpitäjä laatii ja pitää rekisteröityjen saatavilla. Kuvaus on osa informointikäytäntöjä ja siinä kuvataan henkilötietojen käsittely tiiviisti esitetyssä, avoimessa ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Tästä kuvauksesta käytettiin aiemmin nimitystä tietosuojaseloste tai rekisteriseloste.