Henkilötiedon ja muun tiedon asianmukainen suojaaminen kaikissa tilanteissa on kaupungin oikeus ja velvollisuus. Asian tärkeys näkyy kaikessa tekemisessämme, johon liittyvät tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteet kuvataan kaupunginhallituksen vahvistamassa tietoturvapolitiikassa.

Saarijärven kaupunki määrittelee tietoturvapolitiikassaan tietosuojan seuraavasti,

”Velvoittavien tietosuojasäädösten mukaiset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilön riittävä yksityisyyden suoja, ja muut sitä turvaavat oikeudet, henkilötietoja käsiteltäessä”.

Kaupungin tietosuoja- ja tietoturvatyö perustuu riskien tunnistamiseen, arviointiin sekä toimenpiteisiin riskien pitämiseksi siedettävällä tasolla. Tätä kokonaisuutta, joka kattaa niin yksityisyyden suojaan, toimitiloihin kuin teknisiin järjestelmiin liittyvät riskit, nimitämme riskienhallinnaksi.

Riskienhallinnan tulosten perusteella kaupunki toteuttaa sopivaksi katsomansa hallinnolliset ja tekniset turvallisuustoimenpiteet. Esimerkkejä näistä ovat henkilökunnan säännöllinen ohjeistus ja koulutus, tietojärjestelmien ja -verkkojen ylläpitotoimet sekä kaupungin kiinteistöjen valvonta- ja hälytysjärjestelmät.

Tietoturvallisuus ja tietosuoja, sekä niihin liittyvät kaupungin määrittelemät vaatimukset, huomioidaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa toiminnan, hankintojen ja teknisten järjestelmien suunnittelua

Informointi

EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidylle (kuten kaupunkilaisille ja asiakkaille) on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan, kuten nimi- ja osoitetiedot, kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Lisäksi rekisteröidylle on kerrottava mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja millaisia oikeuksia hänellä on henkilötietoihinsa.

Saarijärven kaupungissa rekisteröityjen tietoja kerätään käyttötarkoituksen mukaan eri henkilörekistereihin. Rekistereissä olevia tietoja käytetään vain määriteltyyn toimintaan ja vain siinä laajuudessa kuin asian hoitaminen, työtehtävät ja vastuut edellyttävät. Rekisterinpitäjä huolehtii sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

Kaupunki laatii kuvaukset näihin rekistereihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. Ne kuvaukset, joissa rekisteröitynä ovat esim. kaupunkilaiset tai asiakkaat ovat nähtävissä tällä sivustolla sekä kaupungintalolla osoitteessa Sivulantie 11, 43100 Saarijärvi. Kuvauksia päivitetään jatkuvasti.

Lisäksi kaupunki toteuttaa informointivelvoitettaan:

• tarjoamalla tarpeen mukaan lisätietoa muissa viestintäkanavissa ja erillisissä dokumenteissa.
• tiedottamalla rekisteröityjä viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (tietoturvaloukkaus).
• tiedottamalla tarvittavia viranomaisia 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen ilmitulosta

Mitä henkilötietoja kaupunki kerää ja mihin niitä käytetään?

Kattavat ja ajantasaiset henkilötiedot ovat olennainen osa kaupungin palvelutuotannon laatua. Toteuttaessaan kaupungille määrättyjä tehtäviä ja tuottaessaan palveluita kaupunki kerää ja käsittelee erilaisia henkilötietoja. Tyypillisesti näitä tietoja ovat nimi ja yhteystiedot sekä muut palvelun tuottamisen kannalta olennaiset tiedot. Täsmällinen käsittelyn syy (oikeusperuste) sekä kerättävät tiedot löytyvät henkilötietojen käsittelykuvauksista.

Kaupunki saa henkilötiedot tavallisesti palveluihin hakeutumisen tai etuuden hakemisen yhteydessä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi kaupunki saa henkilötietoja viranomaisilta, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja Kelasta. Varsinaisen palvelutuotannon lisäksi kaupunki voi käsitellä henkilötietoja niihin käyttötarkoituksiin, joihin rekisteröity on antanut suostumuksensa.

Kuvaukset henkilötietojen käsittelystä palveluittain

Alla olevien valintojen kautta löytyvät toimialojen henkilörekistereitä koskevat kuvaukset henkilötietojen käsittelystä. Kuvauksia päivitetään jatkuvasti.
Kuvauksissa tarkennetaan henkilötietojen käsittelyä tällä sivulla esitettyjen yleisten, kaikkia henkilörekistereitä koskevien tietojen lisäksi.

Henkilöstö

Luottamushenkilörekisteri

Työllisyysasioiden rekisteri

Työnhakijarekisteri

Taloushallinto

Taloushallinnon järjestelmien rekisteri