Yleistä
Henkilötiedon ja muun tiedon asianmukainen suojaaminen kaikissa tilanteissa on kaupungin oikeus ja velvollisuus. Asian tärkeys näkyy kaikessa tekemisessämme, johon liittyvät tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteet kuvataan kaupunginhallituksen vahvistamassa tietoturvapolitiikassa.
Saarijärven kaupunki määrittelee tietoturvapolitiikassaan tietosuojan seuraavasti,
”Velvoittavien tietosuojasäädösten mukaiset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilön riittävä yksityisyyden suoja, ja muut sitä turvaavat oikeudet, henkilötietoja käsiteltäessä”.
Kaupungin tietosuoja- ja tietoturvatyö perustuu riskien tunnistamiseen, arviointiin sekä toimenpiteisiin riskien pitämiseksi siedettävällä tasolla. Tätä kokonaisuutta, joka kattaa niin yksityisyyden suojaan, toimitiloihin kuin teknisiin järjestelmiin liittyvät riskit, nimitämme riskienhallinnaksi.
Riskienhallinnan tulosten perusteella kaupunki toteuttaa sopivaksi katsomansa hallinnolliset ja tekniset turvallisuustoimenpiteet. Esimerkkejä näistä ovat henkilökunnan säännöllinen ohjeistus ja koulutus, tietojärjestelmien ja -verkkojen ylläpitotoimet sekä kaupungin kiinteistöjen valvonta- ja hälytysjärjestelmät.
Tietoturvallisuus ja tietosuoja, sekä niihin liittyvät kaupungin määrittelemät vaatimukset, huomioidaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa toiminnan, hankintojen ja teknisten järjestelmien suunnittelua
Informointi
EU:n Tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidylle (kuten kaupunkilaisille ja asiakkaille) on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan, kuten nimi- ja osoitetiedot, kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Lisäksi rekisteröidylle on kerrottava mm. henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja millaisia oikeuksia hänellä on henkilötietoihinsa.
Saarijärven kaupungissa rekisteröityjen tietoja kerätään käyttötarkoituksen mukaan eri henkilörekistereihin. Rekistereissä olevia tietoja käytetään vain määriteltyyn toimintaan ja vain siinä laajuudessa kuin asian hoitaminen, työtehtävät ja vastuut edellyttävät. Rekisterinpitäjä huolehtii sekä oma-aloitteisesti että rekisteröidyn pyynnöstä rekisterissä olevan virheellisen, puutteellisen tai tarpeettoman tiedon korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.
Kaupunki laatii kuvaukset näihin rekistereihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. Ne kuvaukset, joissa rekisteröitynä ovat esim. kaupunkilaiset tai asiakkaat ovat nähtävissä tällä sivustolla sekä kaupungintalolla osoitteessa Sivulantie 11, 43100 Saarijärvi. Kuvauksia päivitetään jatkuvasti.
Lisäksi kaupunki toteuttaa informointivelvoitettaan:
- tarjoamalla tarpeen mukaan lisätietoa muissa viestintäkanavissa ja erillisissä dokumenteissa.
- tiedottamalla rekisteröityjä viipymättä niissä tapauksissa, joissa rekisterin luottamuksellisuus, eheys tai saatavuus on vaarantunut (tietoturvaloukkaus).
- tiedottamalla tarvittavia viranomaisia 72 tunnin kuluessa tietoturvaloukkauksen ilmitulosta
Mitä henkilötietoja kaupunki kerää ja mihin niitä käytetään?
Kattavat ja ajantasaiset henkilötiedot ovat olennainen osa kaupungin palvelutuotannon laatua. Toteuttaessaan kaupungille määrättyjä tehtäviä ja tuottaessaan palveluita kaupunki kerää ja käsittelee erilaisia henkilötietoja. Tyypillisesti näitä tietoja ovat nimi ja yhteystiedot sekä muut palvelun tuottamisen kannalta olennaiset tiedot. Täsmällinen käsittelyn syy (oikeusperuste) sekä kerättävät tiedot löytyvät henkilötietojen käsittelykuvauksista.
Kaupunki saa henkilötiedot tavallisesti palveluihin hakeutumisen tai etuuden hakemisen yhteydessä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi kaupunki saa henkilötietoja viranomaisilta, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja Kelasta. Varsinaisen palvelutuotannon lisäksi kaupunki voi käsitellä henkilötietoja niihin käyttötarkoituksiin, joihin rekisteröity on antanut suostumuksensa.
Kuvaukset henkilötietojen käsittelystä palveluittain
Alla olevien valintojen kautta löytyvät toimialojen henkilörekistereitä koskevat kuvaukset henkilötietojen käsittelystä. Kuvauksia päivitetään jatkuvasti.
Kuvauksissa tarkennetaan henkilötietojen käsittelyä tällä sivulla esitettyjen yleisten, kaikkia henkilörekistereitä koskevien tietojen lisäksi.
Henkilöstö
Luottamushenkilörekisteri
Työllisyysasioiden rekisteri
Työnhakijarekisteri
Taloushallinto
Taloushallinnon järjestelmien rekisteri
Viranomaispalvelut
Viranomaistoiminnan rekisteriseloste
Varhaiskasvatus
Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri
Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda tietosuojaseloste
Opetuspalvelut
Perusopetuksen oppilashallinnon rekisteri
Saarijärven lukion asiakasrekisteri
Opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteri
G Suite for Education käyttäjärekisteri
Kansalaisopiston asiakasrekisteri
Kansalaisopiston vuokraamien tilojen yhteystietorekisteri
Viitasalo-opiston asiakasrekisteri
Kirjasto
Vapaa-aika ja kulttuuritoimi
Vapaa-aika ja kulttuuritoimen asiakasrekisteri
Tapahtumiin ja retkiin ilmoittautuneiden rekisteri
Kaavoitus
Kaavoitushankkeen osallisten rekisteri
Kiinteistönluovutusilmoitusten rekisteri
Maaomaisuuden ja rakennettujen luovutus- ja hankintarekisteri
Rakennusoikeus- ja kaavatiedustelujen rekisteri
Matkailu- ja markkinointipalvelut
Matkailu- ja markkinointipalvelujen rekisteri
Asuntopalvelut
Asunto- ja kiinteistövuokraus rekisteri
Tekninen toimi
Vuokraustoimintarekisteri
Kameravalvonnan asiakasrekisteri
Ympäristönsuojelun asiakasrekisteri
Tuottajapalveluiden asiakasrekisteri
Yksityistie asiakasrekisteri
Pieneläinhautapaikka asiakasrekisteri
Vesi- ja viemärisopimusten asiakasrekisteri
Kulunvalvonta/kokonaisturvallisuus asiakasrekisteri
Abilita asiakasrekisteri
Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tietoja
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Huomaa kuitenkin, että tietoja ei voi vaatia poistettavaksi rekistereistä, joita ylläpidetään lakisääteisten tehtävien täyttämiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.
Kun haluat pyytää tietojasi tietyn rekisterin osalta, toimi seuraavasti:
1) Täytä oheinen tietopyyntölomake ja toimita se omakätisesti allekirjoitettuna henkilökohtaisesti kaupungin infopisteeseen. Vastaavat paperiset lomakkeet löydät myös kaupungin infopisteestä. Tarkastuksen voi tehdä kerran vuodessa maksutta.
2) Kaupungin infopisteessä sinut tunnistetaan ajokortista, passista tai muusta hyväksyttävästä henkilöllisyystodistuksesta ja pyyntösi otetaan käsiteltäväksi.
3) Kaupunki vastaa viimeistään kuukauden pyyntösi saapumisesta. Vastaus toimitetaan kirjeitse kotiosoitteeseesi tai tiedot esitellään sinulle kaupungin toimitiloissa.
Lomakkeet rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät täältä:
Lisätietoja
Saarijärven kaupungin tietoturva- ja tietosuojakäytännöistä saat lisätietoja tietosuojavastaavalta:
Tietosuojaohjeita , -neuvoja saat Tietosuojavaltuutetun toimistosta osoitteesta www.tietosuoja.fi.
Keskeisiä tietosuojatermejä ja -toimijoita
Rekisteröity: Henkilö, jonka tietoja kerätään ja käsitellään.
Rekisterinpitäjä: Luonnollinen tai oikeushenkilö, julkinen viranomainen, virasto tai muu elin, joka yksin tai yhteistyössä muiden kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.
Henkilötietojen käsittelijä: Luonnollinen tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta.
Henkilötieto: Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot (esim. nimi, henkilötunnus, kuva, biometrinen tai geneettinen tieto). Tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen tai yhden tai useamman henkilölle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
Henkilörekisteri (käytetään myös termejä Henkilötietorekisteri ja Rekisteri): Käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuva henkilötietoja sisältävä tietojoukko, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.
Kuvaus henkilötietojen käsittelystä: Dokumentti, jonka rekisterinpitäjä laatii ja pitää rekisteröityjen saatavilla. Kuvaus on osa informointikäytäntöjä ja siinä kuvataan henkilötietojen käsittely tiiviisti esitetyssä, avoimessa ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Tästä kuvauksesta käytettiin aiemmin nimitystä tietosuojaseloste tai rekisteriseloste.
- tarkistaa, oikaista tai täydentää, tai poistaa rekisteriin merkittyjä tietoja
- rajoittaa ja vastustaa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Tarkistaminen
- Suostumus
- Peruminen
- Oikaisu
- Täydentäminen
- Rajoittaminen, vastustaminen tai poisto
- Jorma Hämynen
- jorma.hamynen@verkkopalvelut.com
- +358 40 665 3171